Coevorden – De gemeente Coevorden is gestart met het vullen van een eigen digitaal archief, een zogenaamd e-depot. Met een beetje doorwerken moet het e-depot in augustus 2021 al deels zijn gevuld met digitale culturele en historische bestanden. Vanaf die datum is Coevorden Culturele Gemeente Drenthe 2021-2022.
Coevorden heeft een rijke historie vol verhalen. Allemaal de moeite waard om te vertellen en te beleven. Denk bijvoorbeeld aan het ijzerkoekenoproer in 1770 of het ontzet van Coevorden in 1672. Dit waardevolle verleden staat onder meer centraal in het culturele jaar. Het e-depot zorgt ervoor dat deze historie tijdens, maar ook ná het culturele jaar gemakkelijk online te vinden is.
Met het e-depot komt Coevorden tegemoet aan de wensen van bewoners en geïnteresseerden om digitaal, snel en betrekkelijk eenvoudig informatie te zoeken en te vinden. Straks kunnen inwoners gewoon thuis op hun pc/laptop inloggen in een omgeving van de gemeente en door allerlei informatie struinen. Zo zijn er plattegronden of foto’s van gebouwen en dorpen, vergunningen en informatie over geboorte, trouwen en overlijden.
Wet- en regelgeving
Het e-depot is natuurlijk niet enkel en alleen voor het culturele jaar ingericht. Als overheid dient Coevorden de digitale informatiehuishouding op orde te hebben. Het e-depot is ook ontwikkeld voor de informatie die permanent bewaard moet worden. In het e-depot kunnen bestanden zo opgeslagen worden dat ze houdbaar blijven. Niet alleen papier vergaat op een gegeven moment, maar ook de kwaliteit van floppy’s, cassettebandjes en videobanden verslechtert. Het kan ook zo zijn, dat de opgeslagen informatie niet meer te lezen is omdat de bijpassende afspeelapparatuur er niet meer is.
Groeiproces
Een digitaal archief is niet in een paar maanden gevuld. Duizenden documenten moeten hiervoor handmatig worden beoordeeld en overgezet. Het duurt dan ook een aantal jaar voordat het e-depot helemaal op orde is.
Uiteindelijk wil Coevorden het e-depot breed inzetten. Denk daarbij aan koppelingen met e-depots onderling, beeldbanken of andere informatiebronnen.
